Zásady ochrany osobních údajů jsou v České republice (a celé Evropské unii) upraveny Obecným nařízením o ochraně osobních údajů, známějším pod anglickou zkratkou GDPR. V České republice potom některé jeho aspekty doplňuje zákon č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů. Z uvedených předpisů vyplývá celá řada povinností při zpracování osobních údajů. My se zaměříme na ty, které specificky souvisí s pořádáním spotřebitelských soutěží.
Definici, co je a není osobní údaj, by bylo možné věnovat samostatný článek. V souvislosti s pořádáním spotřebitelských soutěží ale snad postačí informace, že osobním údajem je i e-mailová adresa nebo telefonní číslo. Vzhledem k tomu, že alespoň jeden z těchto údajů budete s největší pravděpodobností od soutěžícího potřebovat, abyste jej např. mohli kontaktovat v případě výhry, je možné říci, že bez zpracování osobních údajů se při pořádání spotřebitelské soutěže nelze obejít.
Na úplném začátku je nutné si ujasnit, za jakým účelem budete osobní údaje zpracovávat. S účelem zpracování a také dobou, po kterou budete mít osobní údaje uloženy, jste povinni zákazníky vždy seznámit.
Pokud bude účelem zpracování pouze administrace a vyhodnocení soutěže, není nutné po soutěžících vyžadovat zvláštní souhlas. Zpracování osobních údajů je totiž v tomto případě nezbytné ke splnění toho, k čemu jste se vyhlášením soutěže zavázali. A GDPR na takovou eventualitu pamatuje. Zákazníka je nutné v takovém případě upozornit, že poskytnutí osobních údajů je nutnou podmínkou účasti v soutěži.
Je potřeba zdůraznit, že rozsah osobních údajů musí být vždy přiměřený účelu, za kterým je zpracováváte. Po soutěžících tedy při registraci vyžadujte jen ty údaje, které budete nezbytně potřebovat (např. pouze zmíněné telefonní číslo nebo e-mailovou adresu).
Jiná situace nastává, pokud chcete získané osobní údaje využívat dále, např. k marketingovým účelům. V takovém případě již potřebujete výslovný souhlas soutěžícího. Tento souhlas musí být poskytnut dobrovolně (nesmí být tedy podmínkou pro účast v soutěži) a je nutné jej oddělit od dalších údajů a souhlasů udělovaných v rámci soutěže. V případě, že se zákazník do soutěže registruje pomocí webového formuláře, je nutné aby souhlas vyjádřil zaškrtnutím samostatného zaškrtávacího pole.
Zákazník má právo souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoli odvolat, přičemž odvolání souhlasu nemůže být důvodem pro vyloučení ze soutěže. GDPR vyžaduje, aby odvolání souhlasu bylo stejně snadné jako jeho poskytnutí. Tuto podmínku splníte, pokud zákazníkům umožníte souhlas odvolat např. pomocí elektronické pošty. O existenci práva odvolat souhlas a o způsobu jeho odvolání jste povinni zákazníka informovat.
Máte obavu, abyste ve zpracování osobních údajů neudělali chybu? Kontaktujte nás, rádi Vám poradíme, jak správně postupovat.